Публикации
Понедельник, 07 декабря 2021 04:10

«Бумажные» дела уходят в прошлое

Еще несколько лет назад об электронном документообороте говорили как о «светлом будущем». Внедрение систем электронного документооборота на предприятиях в настоящее время стало актуальной задачей для многих руководителей, стремящихся повысить работоспособность своих подчиненных, отойдя от старой малопродуктивной бумажной технологии. Помимо традиционно растущего спроса на такие системы со стороны крупных предприятий и госструктур, все большую потребность в автоматизации управления документами испытывает сектор малого и среднего бизнеса

Со вступлением 1 января 2004 года в действие Закона «Об электронных документах и электронном документообороте» переход на новые методики работы будет просто необходимым. По мнению Светланы Рощиной, директора ООО «СвітПроф», после принятия этого закона тема документооборота стала очень модной. Действительно, внедрение электронного документооборота на предприятиях Украины — это смелый шаг в сторону более развитых стран, где о цифровой подписи и электронном документообороте уже не говорят как о далеком будущем.

Зачем это нужно?

Длительный поиск нужного документа в огромной стопке бумаг или же утеря документов является наболевшей проблемой практически в каждой компании. Поэтому сегодня обходиться без автоматизации документооборота становится все сложнее и дороже.

При консервативном стиле обращения с документами в бумажном виде увеличиваются затраты на бумагу и расходные материалы. На офисных площадях хранятся архивы, подшивки печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции. А еще бумажный документооборот довольно сильно тормозит деятельность компании: не ответишь оперативно на запрос — заказ достанется конкуренту.

Работа с электронными документами, прежде всего, позволяет существенно сократить затраты на бумагу, расходные материалы, на приобретение и обновление копировально-множительного оборудования, содержание архивов бумажных документов. Кроме того, повышается оперативность работы.

Что такое электронный документооборот?

На многих предприятиях сегодня еще в почете стандартные приложения MS Office — Word, Excel, а также электронная почта — к примеру, Outlook Express. С их помощью осуществляется электронная обработка документов. Однако такой подход трудно назвать электронным документооборотом.

Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Они просты в управлении и позволяют всчитанные минуты отыскать нужную информацию. Автоматизированная система документооборота сама доставит документ на рабочее место, сделает нужные напоминания исполнителю и контролеру. Пользователю данного решения достаточно лишь знать, какой тип документа надо подготовить, кому это поручить и кто будет контролировать процесс. Бумажные документы одним нажатием кнопки сканируются и вносятся в архив. Поиск нужных данных ускоряется во много раз: вместо рутинной работы по перетряхиванию папок в шкафах достаточно вспомнить название организации, фразу из текста документа или примерное время его создания, после чего найти документ — дело нескольких секунд. Такой процесс намного лучше управляется на всех стадиях.

Системы электронного документооборота (СЭД) рекомендуется внедрять в тех компаниях, где проходит около 4 — 5 тыс. документов в год и более.

Что есть сегодня на рынке?

На сегодняшний день компания, желающая внедрить у себя современное решение по электронному документообороту, имеет достаточно широкий выбор. В данной статье мы собрали практически все известные на рынке Украины системы электронного документооборота. Однако нужно отметить, что эти решения могут существенно отличаться по своей функциональности. Поэтому при выборе системы необходимо ориентироваться на потребности компании в той или иной функции СЭД.

С поиском  нужных документов связаны 30% перемещений сотрудников по офису. В общей сложности этот процесс отнимает у них около одного месяца в год, причем 15% бумажных документов безвозвратно теряются.

На согласование документов уходит 60 — 70 % рабочего времени

Среди отечественных разработок на рынке присутствуют системы «Атлас-Док» (АОЗТ «Атлас»), «Док Проф» (ООО «СвітПроф»), «InTeam: Делопроизводство 2.0» (ООО «Pool»), «Megapolis. Документооборот» (ООО «Softline»), «АСКОД» (ЦКТ «ИнфоПлюс»), FossDoc (ООО «ФОСС-Он-Лайн»), ProFIX\ DocMaster (ООО «Компания «ПроФИКС») и др. По мнению украинских разработчиков, покупать и внедрять зарубежные системы не имеет смысла, т. к. украинские системы документооборота полностью учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами.

Однако по этому поводу есть и другие точки зрения. Среди российских СЭД популярными на рынке Украины являются следующие решения: «ДЕЛО» (АОЗТ «Электронные офисные системы»), «БОСС-Референт» (компания «АйТи»), LanDocs (российско-украинское ЗАО «ЛАНИТ — IvCom»), OPTіMA-WorkFlow («Оптима»), «ЕВФРАТ-Документооборот» (Cognitive Technologies Ltd.) и др. Александр Артемов, руководитель проектов АО «Банкомсвязь», утверждает, что «российские системы управления документооборотом более актуальны и функциональны, нежели украинские, поскольку в их разработку (российских систем — ред.) вложены большие средства».

Что касается западных разработок, то они, по мнению Светланы Рощиной, не «приживаются» на украинском рынке. Во-первых, их стоимость в несколько десятков раз выше, нежели отечественных продуктов. Во-вторых, подходы к организации деятельности и дисциплине работы с документами в отечественной и зарубежной практике слишком отличаются. На украинском рынке представлены системы Docs Open (Hummingbird Inc.), Documentum (Documentum Inc.) и некоторые другие.
Также необходимо отметить, что если на предприятии внедрена комплексная система по управлению предприятием (АСУП), то в нее уже включены модули электронного документооборота (правда, заказчик сам выбирает, какие модули ему нужны для работы). Это относится и к отечественным, и к зарубежным разработкам (BS Integrator, FinExpert, «Галактика», «Парус», SAP R/3, Oracle Applications и др.).

Как отметил Владимир Бырка, финансовый директор компании «Юнивест-Маркетинг», «на нашем предприятии уже больше двух лет работает комплексная система управления предприятием BS Integrator. Так как все процессы взаимосвязаны между собой, именно жесткая «прошивка» документооборота между всеми модулями системы позволила нам полностью интегрироваться и организовать единое информационное пространство».

Кроме готовых решений, существует еще один вариант автоматизации документо- оборота — собственные разработки силами программистов компании. Средняя заработная плата программиста на сегодняшний день составляет $300 — 350. Однако многие руководители задаются вопросом: стоит ли разрабатывать систему управления документами силами своих сотрудников? Практика показывает, что организация в итоге становится заложником собственного отдела автоматизации. К тому же компании-разработчики постоянно совершенствуют свои системы разными новшествами, а программист, как правило, выполнив задачу, останавливается на достигнутом. К примеру, в «Укрсоцбанке» сегодня внедрена собственная система электронного документооборота. Но со временем планируется сменить ее на более усовершенствованное решение.

Сколько это стоит

Как отметил Игорь Рябченко, директор Дирекции систем управления и оптимизации ЗАО «ЛАНИТ — IvCom», системы электронного документооборота следует рассматривать как решение, а не как продукт. Говорить о конкретной стоимости проекта не имеет смысла, т. к. она конфигурируется по определенному проекту и индивидуальна в каждом конкретном случае. Сюда включаются разнообразные услуги по консалтингу, стоимость лицензий, настройка системы, интеграция с другими системами, обучение персонала, техническая поддержка. Базовая стоимость лицензий и стоимость проекта — абсолютно разные вещи.

Внедрение отечественной системы электронного документооборота среднего уровня обойдется компании в сумму около $7 — 10 тыс.

По мнению специалистов, срок окупаемости затрат на внедрение системы электронного документооборота — от 6 месяцев до 1,5 лет, в зависимости от масштабов предприятия и степени его охвата автоматизацией.

Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут электронными. Но, без сомнения, электронная форма хранения документов будет преобладающей. В дальнейшем основными потребителями отечественных систем станут компании среднего, малого бизнеса и государственные структуры. Крупные предприятия будут отдавать предпочтение как зарубежным, так и отечественным решениям.

По данным Delphi Consulting Group (аналитик IT-рынка), в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже свыше 1,3 трлн. различных документов. Объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года.
По данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами. У руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, у рядовых сотрудников предприятия — до 30%. Согласно прогнозу ASAP, к 2004 году в бумажном виде останется порядка 30% корпоративной информации, а 70% информации будет храниться в электронном виде

Что дает внедрение системы электронного документооборота на предприятии?
• на 30 — 40% повышается производительность управления процессами делопроизводства;
•· на 40% снижаются общие расходы, связанные с обработкой бумажных документов;
• на 50% увеличивается скорость реагирования на клиентский запрос за счет уменьшения времени доступа к требуемой информации;
• на 90% сокращается время поиска информации;
• на 20 — 25% возрастает производительность труда персонала;
• на 80% снижается стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении с бумажными

Источник: http://www.investgazeta.net/kompanii-i-rynki/bumazhnye-dela-uhodjat-v-proshloe-145348/

Твитнуть